De vier grootste risico’s van matig georganiseerde bedrijfsprocessen
Goed gestroomlijnde bedrijfsprocessen vormen de basis voor organisaties die hun bedrijfsvoering op een zo’n effectief mogelijk manier willen inrichten. Wanneer bedrijfsprocessen geoptimaliseerd zijn, kan iedereen binnen de organisatie efficiënt werken en verlaag je de kans op het maken van fouten. Fouten kosten immers simpelweg geld. Grote fouten kosten zelfs heel veel geld. Deze faalkosten wil je hoe dan ook voorkomen, anders loop je als bedrijf (grote) financiële risico's. We zetten de grootste risico’s van slecht geoptimaliseerde bedrijfsprocessen voor je op een rij.
Het verlies van kostbare tijd
Een belangrijk onderdeel van een proces optimaliseren binnen een bedrijf, is digitalisatie. Wanneer je niet zorgt dat alle documenten digitaal en eenvoudig te vinden zijn, doe je vaak onnodig werk. Denk bijvoorbeeld aan het kopiëren, documenteren of archiveren van documenten. Deze onnodige arbeidsuren kunnen veel beter besteed worden aan kerntaken van je medewerkers, die zich daar ook veel liever op willen richten.
Verspillen van geld
In lijn met het vorige punt, leiden slecht geoptimaliseerde processen simpelweg tot het verspillen van geld. Om het voorbeeld over digitalisatie weer aan te halen, kun je je voorstellen dat het zonde is om arbeidskrachten te betalen voor handelingen die eenvoudig digitaal geregeld kunnen worden. Daarnaast is het zonde om al dat papierwerk te moeten opslaan in dure archiefkasten en is al dat inkt en papier ook allesbehalve gratis. Ook dit risico op geldverspilling kun je oplossen door digitaal te werken.
Inefficiënt werken
Wanneer je werkt in projectgroepen, is de kans groot dat dit ook geoptimaliseerd kan worden. Vaak werken hier verschillende mensen aan, van verschillende organisaties of verschillende afdelingen. Een voorbeeld van inefficiënt werk in projectgroepen, is bijvoorbeeld dat iedereen in verschillende bestanden aan hetzelfde werkt. Dit is tijdrovend en daardoor kostbaar. Een goede oplossing om dit bedrijfsproces te optimaliseren, is door te werken met een systeem waarin goed versiebeheer mogelijk is. Hiermee zorg je dat meerdere mensen tegelijk in een bestand kunnen werken, waardoor er altijd één up-to-date versie beschikbaar is van een bestand.
Klanten die ontevreden zijn
Bedrijfsprocessen die niet geoptimaliseerd zijn kunnen de klanttevredenheid beïnvloeden. Bijvoorbeeld wanneer een proces niet lekker loopt, en de klant hier hinder van ondervindt omdat hij of zij meerdere keren zijn verhaal moet delen of zelf het proces moet blijven aanjagen omdat er anders onvoldoende voortgang wordt geboekt. Het gebrek aan een overzichtelijk systeem resulteert in een tragere afhandeling van klantvragen, en vaak ook meer onduidelijkheid waardoor sneller fouten worden gemaakt of miscommunicatie ontstaat.
Dit kan wederom voorkomen worden met behulp van geoptimaliseerde bedrijfsprocessen.